Dit regelement heeft tot doel de persoonsgegevens en de foto`s van leden, dirigent, vrijwilligers, donateurs, bezoekers en andere betrokkenen te beschermen overeenkomstig de AVG.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor het goed functioneren van onze vereniging verwerken wij uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze activiteiten. Waaronder:

• Naam en adresgegevens
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Geboortedatum
• Bankrekeningnummer (voor contributie of donaties)
• Stem- of instrumentengroep
• Gegevens van ouders/verzorgers van minderjarige leden
• Foto- en videomateriaal

Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor :

• Ledenadministratie
• Leerlingenadministratie
• Contributie-inning en/of donateursgelden
• Organisatie van repetities, concerten en evenementen
• Communicatie met leden, ouders/verzorgers en donateurs
• Subsidie- en verzekeringsaanvragen
• Wettelijke verplichtingen zoals aanmelden concoursen, wedstrijden en festivals
• Donateursadministratie
• Opgave van leden bij een verblijf in een accommodatie tijdens bijvoorbeeld een studieweekend
• Het maken en beheren van foto(albums) en ander beeldmateriaal

Gegevens worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Verstrekking van gegevens aan derden

Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, behalve wanneer:

• Dit wettelijk verplicht is;
• Het noodzakelijk is zoals concoursen, wedstrijden, accommodaties;
• Bank (als vereniging overstapt op automatische incasso).

Verder zullen wij jou persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekken.

Minderjarige leden (personen jonger dan 16 jaar)

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen indien daar schriftelijke toestemming voor is gegeven door de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Deze toestemming wordt gevraagd bij de inschrijving als lid van de vereniging.

Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens repetities, concerten en activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.

Hierbij gelden de volgende afspraken:

• Herkenbare foto’s en video’s worden alleen gepubliceerd op onze website, sociale media, drukwerk of promotiemateriaal op basis van toestemming of een andere geldige AVG-grondslag.
• Voor leden jonger dan 16 jaar is toestemming van ouders of wettelijke vertegenwoordigers vereist.
• De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

Let op: Tijdens concoursen, wedstrijden en festivals worden regelmatig beeld- en geluidsopnames gemaakt door de organiserende partijen. Deze opnames kunnen worden uitgezonden of op internet worden geplaatst. Hierop heeft onze vereniging geen invloed.

Beveiliging van persoonsgegevens

Het bestuur neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

• Het bestuur heeft alleen toegang tot de persoonsgegevens.
• Het bestuur treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen, onbevoegde toegang.
• Het bestuur maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij technische problemen.

Bewaartermijn

Bij beëindiging van het lidmaatschap of donateurschap worden de persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk  (uitgezonderd beeld en foto materiaal!). Hierop gelden enkele uitzonderingen:

• De noodzakelijke gegevens van oud-leden bewaren we wel voor eventueel een reünie/jubileum.
• Financiële gegevens worden bewaard conform fiscale wetgeving.

Uw rechten

Iedere betrokkene heeft recht op:

• Inzage in zijn of haar gegevens.
• Correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van gegevens.
• Beperking van verwerking.
• Bezwaar van verwerking.
• Overdraagbaarheid van gegevens indien wettelijk van toepassing.

Om van dit recht gebruik te maken dienen wij een schriftelijk verzoek te ontvangen dit mag  digitaal naar info@looftdenheerboornbergum.nl.

Datalekken

Ieder vermoeden van verlies, diefstal of onbevoegde toegang tot persoonsgegevens wordt onmiddellijk gemeld aan het bestuur. Het bestuur gaat dan binnen 72 uur na constatering van het lek melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen of klachten

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens binnen onze vereniging? Neem dan contact op met het bestuur via: info@looftdenheerboornbergum.nl.